Preboarding i Offboarding na autopilocie – Jak odzyskać 30% czasu działów IT i HR

Zarządzanie początkiem i końcem współpracy z pracownikiem to operacyjne wyzwanie, które często generuje niepotrzebny chaos komunikacyjny. Automatyzacja tych etapów to nie tylko wygoda, ale realna oszczędność kosztów operacyjnych.

Problem: Brak synchronizacji między działami

Procesy Preboardingu i Offboardingu często utykają na styku działów HR, IT oraz administracji:

• Opóźnienia w IT: Brak sprzętu lub uprawnień w pierwszym dniu pracy obniża efektywność pracownika od samego początku.
• Ręczna obsługa dokumentów: Przesyłanie skanów i ręczne wprowadzanie danych do systemów to ryzyko błędów i marnowanie czasu.
• Niekontrolowany Offboarding: Ryzyko pozostawienia aktywnych dostępów do systemów firmowych po odejściu pracownika.

Rozwiązanie: Journey Builder i Automatyczne Przepływy (Workflows)

Dzięki modułowi Journey Builder, OnPath pozwala na wizualne zaprojektowanie całej ścieżki pracownika, która realizuje się niemal bezobsługowo.

1. Preboarding – Budowanie relacji przed pierwszym dniem

System automatycznie inicjuje kontakt z nowym pracownikiem zaraz po imporcie danych.

• E-akceptacja dokumentów: Pracownik może zapoznać się z regulaminami i politykami RODO oraz zaakceptować je cyfrowo przed przyjściem do biura.
• Powiadomienia dla IT: System sam wysyła webhooki lub e-maile do działu wsparcia z informacją o konieczności przygotowania stanowiska pracy.

2. Offboarding – Bezpieczne zamknięcie współpracy

Proces odejścia jest równie ważny co wdrożenie. Automatyzacja zapewnia, że wszystkie kroki zostaną wykonane zgodnie z procedurą.

• Zarządzanie dostępami: Automatyczne powiadomienia do IT o konieczności zablokowania kont i odebrania sprzętu.
• Exit Interview: Zautomatyzowane ankiety pozwalające na zebranie feedbacku bez angażowania czasu HR.

Konkretne korzyści dla biznesu:

• Oszczędność czasu: Redukcja czasu potrzebnego na obsługę administracyjną pracownika o 30%.
• Bezpieczeństwo danych: Eliminacja ryzyka pozostawienia aktywnych dostępów dla byłych pracowników.
• Lepsze doświadczenie pracownika: Płynny proces wdrożenia buduje pozytywny wizerunek pracodawcy od pierwszego dnia.